Automatizador – Configuração

Regras de automação para gerenciamento de documentos

A primeira coisa que você deve fazer é:

Acessar o módulo AUTOMATIZADOR:

  1. No menu principal, clique em “Automatizador” (1).
  2. Clique no botão “Adicionar” (2).

Em seguida, na nova janela pop-up, defina:

  1. Descrição da nova regra de negócios.
  2. Módulo a determinar:
    1. Tarefas.
    2. Armazém.
    3. Solicitações de serviço.
    4. Configuração.
  3. Submódulo:
    1. Tarefas:
      1. Tarefas pendentes.
      2. OS.
    2. Armazém> Ações.
    3. Solicitação de serviços> Minhas solicitações.
    4. Configuração> Gerenciamento de Documentos.
  4. Evento para acionar a regra de automação.
  5. Condições para que a regra de negócios possa ser atendida.
  6. Ação ou ações a serem tomadas quando as condições exercidas pelo evento selecionado forem atendidas.

Etapas para criar nossa primeira regra de documentos:

  1. Depois de definir o nome da regra em conjunto com o módulo (Configuração) e o submódulo (Gerenciamento de Documentos), definimos o evento:
  2. Selecionar:
    1. Expiração de uma garantia.
    2. Expiração de um documento.

3. Ative a caixa de condições, selecionando pelo menos uma opção. Estas aplicam-se a:

  • Sem condições.
  • Pelo menos um é verdadeiro: isto é, qualquer número de condições pode ser adicionado, mas quando pelo menos um for verdadeiro, esse será o acionador para que a regra criada seja aplicada.
  • Todos são verdadeiros: ou seja, todas as condições estabelecidas devem ser atendidas para que a regra criada seja aplicada.

4. Clique em “Adicionar condição”.

5. Defina selecionando a condição, são elas:

  • Código do ativo vinculado ao Gerenciamento de documentos.
  • 5 dias antes do vencimento do Gerenciamento Documental.
  • 10 dias antes do vencimento do Gerenciamento Documental.
  • 15 dias antes do vencimento do Gerenciamento Documental.
  • 30 dias antes do vencimento do Gerenciamento Documental.
  • Garantia.
  • No exemplo a seguir, a regra de automação aplicada por 5 dias antes de expirar será criada. Clique no botão “Salvar” para validar a condição criada e também para criar outra, se necessário.

 

7. Selecione a ação a ser executada, clicando em “Adicionar ação” primeiro.

As ações a serem realizadas são:

  • Envie e-mail para o seguinte endereço de e-mail, ou seja, qualquer um em particular.

  • Envie e-mail para um grupo de notificações, para saber como criar um grupo de notificações, clique aqui.

 

8. Concluir clicando no botão “Salvar” para salvar a ação a ser executada se as condições da regra de automação forem atendidas.

9. Quando terminar, a regra de automação é ativada no módulo principal de automatizador.

Depois que a regra de automação é ativada de acordo com suas condições e ações, o alerta para o e-mail do destinatário é exibido. Exemplo: